Historicamente programas de computador são vendidos como a solução para os problemas empresariais. As empresas que produzem ou comercializam software fazem questão de passar uma ideia de que este será a solução ideal para os problemas que a empresa enfrenta. No entanto ao pararmos para analisar o que na realidade os sistemas informatizados representam para as organizações vislumbramos que está ideia deve ser tratada com cautela.
Não há como negar que os objetivos pretendidos com a informatização são os de otimizar e agilizar a execução das tarefas e facilitar o acesso a informação, mas não há também como garantir que a informatização em si seja suficiente para alcançar esses objetivos. Parece um contrassenso, mas vamos refletir um pouco a esse respeito.
Os sistemas informatizados (software) são apenas um dos três elementos do processo de trabalho.
Os três elementos que são preponderantes para que o processo de trabalho seja realizado com eficiência são: Pessoa (trabalhador); Equipamento (incluindo, materiais e ferramentas necessários na execução da tarefa) e Procedimento ou Software, (o modo de fazer o trabalho).
Dessa forma percebemos que, além do software, precisaremos de pessoas bem capacitadas e também de materiais e equipamentos adequados, sem os quais mesmo possuindo um software excelente não será atingida a tão desejada melhoria nas rotinas da organização.
Como software é o elemento relativo ao procedimento (modo de fazer) do processo de trabalho, ele deveria conter o mais atualizado conhecimento cientifico relativo à cada uma de suas funcionalidades.
Não precisamos discutir a importância do modo de fazer para a qualidade do resultado do trabalho. Haja visto, a diferença existente entre um trabalhador e outro executando a mesma função. Exemplo: Jogador de Futebol, Cozinheira, Faxineiro, Cabeleireiro, Mecânico, Médico, etc. por isso, a importância da pessoa bem treinada no procedimento correto ou utilizando o software correto.
Diversas vezes, equivocadamente, avaliamos a qualidade do trabalho apenas pelo desempenho do trabalhador e esquecemos de considerar o Know-how ou conhecimento processual (o conhecimento prático sobre como fazer alguma coisa) do trabalhador avaliado.
Assim o modo de fazer (o software) passa a ter uma importância fundamental porque deve ser a melhor forma de se fazer aquele determinado trabalho. Isso está relacionado diretamente ao mais atual conhecimento ou tecnologia cientifica relativa aquela atividade. O modo de fazer não pode ser algo empírico fruto da experiência de vida de cada pessoa, ele deve estar amparado no conhecimento cientifico mais atualizado possível para aquela função. Para saber se um software é bom ou ruim, o que devemos descobrir é se ele contém o melhor modo processo que está se propondo a fazer.
Como saber se o software contém o melhor modo de fazer as tarefas que ele se propõe?
Essa passa ser a questão chave na hora de escolher o software que vamos usar. Normalmente, o que vemos são vendedores bem preparados mostrando as inúmeras vantagens que aquele software possui sem, no entanto, mostrar qual o embasamento técnico científico que justifica todas aquelas operações.
Alguns desses softwares são frutos da parceria de um programador e um empresário. O programador sugere ao empresário, o desenvolvimento de um software gratuito para a empresa dele, futuramente esse software será um produto de venda do programador para outros empresários daquele mesmo ramo de negócio ou similar. Observe, que na maioria das vezes, o empresário não tem o conhecimento cientifico para aquela função. Seu conhecimento é empírico, com base em sua vivência e desejos.
Imagine eu, administrador de empresas, fazendo uma planta de arquitetura para a construção da minha casa, apenas confiando em meus sentimentos, ao invés de contratar um profissional, arquiteto, para fazer esse trabalho. Situações análogas a estas acontecem muitas vezes no mercado de software empresarial. Software, que se fossem minuciosamente analisados, chegaríamos a conclusão, que se tratam de um enorme emaranhado de funcionalidades com muito pouco conteúdo técnico cientifico. E por essa razão, se tornarão em breve fontes de desperdícios e aborrecimentos.
Para responder a nossa pergunta, devemos, antes de receber o vendedor apresentador, que certamente está muito bem preparado para gerar o encantamento pelo seu produto, procurar obter as seguintes informações:
a) Que base científica foi usada para o desenvolvimento do software?
b) Quais os profissionais de competência comprovada que participaram do seu desenvolvimento? Se o software é técnico quais foram os especialistas? Se o software é administrativo empresarial quais foram os administradores, contabilistas, economistas?
c) Se mesmo assim você ainda se sentir inseguro, contrate um especialista independente, para dar um laudo técnico sobre a qualidade daquele software, para uso na atividade empresarial que está destinado.
Por Ricardo Rocha Faria
Consultor Técnico inFinance
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